Как разобраться с делами. Часть 2. Новый тайм-менеджмент, книга 2

Как разобраться с делами. Часть 2. Можно ли разобраться с делами, если вы еще не разобрались со своей мотивацией, ленью и силой воли? Уверенно отвечу – нельзя. И если при выполнении заданий первого практикума у вас и был некоторый энтузиазм, я нормально отношусь к тому, если он потихоньку угас. Что делать? Сначала выполните практикумы по мотивации, борьбе с ленью и воспитанию силы воли, представленные выше, а уже только потом смело приступайте к этой второй части книги «Как разобраться с делами» и тогда у вас обязательно все получится. Теперь становится ясно, почему последние книги практикума изданы раньше этой книги

Глава 1. Результативное личное планирование

1. Менеджмент-тренажер: как достигать намеченных целей?

Функции управления

Если мы спросим руководителя предприятия, чем он занимается на работе, то он наверняка отметит, что ему приходится много говорить, писать, отдавать в устной и письменной форме распоряжения, общаться с подчиненными, внешними организациями и клиентами, но наиболее важная часть его работы заключается в принятии решений.

ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ УПРАВЛЕНИЕ

Процесс управления можно представить в виде набора действий, выполнение которых приводит к изменению исходной ситуации в желаемую ситуацию.

Для удобства теоретики и практики управления, начиная с Анри Файоля, объединяют действия по управлению в определенные группы. Эти группы, сформированные по какому-то характерному признаку, принято называть функциями управления. Удивительно, но практически невозможно найти два учебника по менеджменту разных авторов, в которых бы набор функций управления и их количество совпадали. Это легко объясняется тем, что действия по управлению сложно переплетаются, и каждый автор по своему видит процесс управления (от этого, правда, не легче слушателям, изучающим менеджмент как научную дисциплину). Например, авторы широко используемого в нашей стране американского учебника по менеджменту вводят функции планирования, организации, мотивации и контроля и связующие процессы – принятия решений и коммуникации.

Учитывая особую важность в процессе управления принятия решений (некоторые авторы придерживаются взгляда, что менеджмент – это, в первую очередь, деятельность по решению проблем).

Рисунок 15. Функции управления

На рисунке представлен набор функций управления, которые обеспечивают субъекту (не важно, фирма это или отдельный человек) достижение поставленных целей, перечислим их.

Во-первых, вы формулируете цели, определяя когда они должны быть достигнуты – это функция ПЛАНИРОВАНИЯ. Например, я планирую, каков должен быть объем 5-го издания книги и к какому сроку я должен ее закончить.

При этом вы должны побудить себя выполнить поставленные перед собой задачи – это функция МОТИВАЦИИ. Написание книги позволит мне приблизиться к жизненным целям, а сам процесс ее разработки, несомненно, доставит мне творческое удовлетворение (а если еще книга понравится читателям, то, значит, я не зря потрачу на нее свое время).

Функция ОРГАНИЗАЦИИ. В ходе реализации этой функции руководитель распределяет задачи и полномочия среди своих подчиненных. Интересно, а если у вас пока нет подчиненных, кому вы можете поручить выполнение собственных дел?

Чтобы цели действительно были достигнуты, вам приходится оценивать исходную ситуацию, текущее положение дел и контролировать достижение поставленных целей – это функция КОНТРОЛЯ. Например, я знаю, что на начало у меня уже есть четвертое издание книги, которое составляет около 30% всей работы, однако, судя по тому, как реально продвигается работа, чтобы закончить 5-е издание мне потребуется год.

В ходе всего управленческого цикла вам постоянно приходится выбирать лучшее решение из имеющихся на данный момент – это своего рода центральная функция управления – ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ. Передо мной стоит множество проблем: для кого я пишу, как назвать каждую книгу пятого издания, какова должны быть ее структура, в каком стиле следует давать материал и т. п.

Функция КОММУНИКАЦИИ. Принятие правильных решений невозможно без наличия необходимой информации, которую можно получить в процессе коммуникации. В процессе подготовки нового издания книги мне следует: «пообщаться» с профессионалами – посмотреть, что нового вышло по исследуемой мной теме; поговорить с читателями четвертого издания книги, а также учесть пожелания тех слушателей, которые посещали мои семинары по Тайм-менеджменту.

Само знание функций управления еще ничего не дает. Однако, прежде чем выйти в космос, человек сначала открыл закон сохранения импульса движения, а уж потом применил эти знания в реактивном двигателе.

Понимание «из чего складывается управление» также важно для повышения его эффективности, как, например, сведения «из чего состоит человек» для профессии врача. В последующем мы с вами более подробно рассмотрим, как применить знания о функциях управления для более успешного продвижения к жизненным целям.

Отмечу, что одну функцию управления – функцию мотивации – мы уже рассмотрели в последних трех книгах пятого издания. Теперь обратимся у другим таким же важным управленческим функциям.

Мой блог. Время есть, но есть нечего

Любозн. гендир.: А ты можешь рассказать, чем тебе тайм-менеджмент помог лично?

Автор: Без проблем!

Пропущу десятилетний период (1981—1991 гг.) моей работы в НИИ (в должности от инженера до старшего научного сотрудника) и расскажу об относительно коротком, но важном для меня периоде времени с 1991 по 1992 год.

К этому моменту, благодаря Тайм-менеджменту я смог более эффективно использовать свое время. Это позволило мне, несмотря на большие затраты времени на управление людьми (я был руководитель группы) и руководство НИОКР, регулярные командировки (в Москву, Киев, Саратов, Новгород и др.), освоение новых для меня направлений в моей сфере деятельности – физике и технологии полупроводников, большую общественную нагрузку и напряженную производственную работу (наука и производство), защитить в 1989 г. в Зеленограде (в Московском институте электронной техники) кандидатскую, а в 1992 году без отрыва от работы подготовиться при аспирантуре нижегородского экономического вуза и сдать сложные для меня экзамены по специальности – по рыночной экономике.

Однако в 1991—1992 гг. из-за отсутствия реального финансирования военно-промышленного комплекса (ВПК) нам в течение более года практически перестали платить заработную плату – выдавали бумажки, где было написано, что нам начислено столько-то, а денег не было. Многие, в первую очередь специалисты рабочих профессий предприятий ВПК, ушли работать на базары продавцами – где получали реальные деньги.

Поскольку мы с женой работали на одном предприятии, отсутствие зарплаты сказалось весьма существенно. Мы съели все запасы, которые скопились в благоприятное время в погребе – вместо сахара подъели все засахарившееся варенье за много лет и соленья, которые хоть как-то скрашивали картошку (какие-то крохи нам иногда давали «на хлеб и воду»), а в летний период выручил нас и сад, где мы выращивали для себя огурцы и помидоры.

Но когда стало ясно, что просвета в ближайший период не будет, я пошел искать работу.

Работа в организованной нами на предприятии ВПК Школе научной организации труда (НОТ) сделала меня самонадеянным (эту историю расскажу чуть позже), и я решил попытать счастья – найти работу преподавателя. Но работу в вузе преподавателем физики я не нашел – физиков было как собак нерезаных. Провел урок в школе – но не взяли – или не понравился, или, что скорее всего, не было реальной надобности.

После сдачи экзаменов по экономике стал искать место преподавателя экономической теории. Однако к моему удивлению – мест не было, как позже выяснилось – преподавателей политической экономии (что читалась при социализме) было с избытком, все они экстренным порядком переквалифицировались в рыночные экономисты.

Любозн. гендир.: Получается, что благодаря Тайм-менеджменту, ты мог сказать, что «время у тебя есть, но… есть нечего»?

Автор: Ты так шутишь? Хм, проехали.

Мне уже было все равно, кем работать (рабочей профессии у меня не было, да и не хотелось с кандидатской идти в рабочие). И вот в одном из вузов, отказав мне в очередной раз в работе преподавателем экономики, меня спросили: «А вы не возьметесь преподавать менеджмент?» Я не знал тогда толком что это такое, но сразу же согласился. Будучи физиком, я готов был преподавать хоть анатомию в медицинском институте, лишь бы платили зарплату. При этом я наивно полагал, что мои знания по управлению временем меня смогут выручить.

На всякий случай, в вузах, где мне уже отказали один раз, я повторно предложил «свои рабочие руки», но уже в качестве преподавателя менеджмента (провалюсь – так сразу в нескольких местах, кто не рискует …). И к моему удивлению получил вместе с первым местом, еще два привлекательных предложения.

Выбрав из них два наиболее перспективных, я начал работать в двух местах одновременно – на 1,5 ставки куда пригласили (Волго-Вятский Кадровый Центр), и на полставки – в другом вузе – на кафедре экономики в нижегородском инязе..

А для себя я решил, сначала проведу какое-то количество занятий по Тайм-менеджменту (тогда это называлось техника личной работы или самоменеджмент), а в это время успею прочитать о менеджменте в учебниках, которых, правда, в то время было крайне мало.

Так что все наоборот – тайм-менеджмент меня выручил своеобразным образом – не дал умереть с голода.