Революция эффективности. Управляйте своим временем и достигайте результата!

4. Расстановка приоритетов

Расставлять приоритеты не так уж и сложно. Нужно всего лишь отделить важное от ненужного.

Или, как говорит один из лучших испанских тренеров и спикеров – Виктор Кьюпперс, важнее всего то, что самым важным является именно самое важное.

К сожалению, никто не застрахован от форс-мажора, и нам иногда приходится решать непредвиденные проблемы в первую очередь.

Ответ на вопрос «Что для меня важнее всего завтра?» поможет вам сфокусироваться и начать день с полным пониманием того, что и как нужно делать.

Как же понять, что действительно важно, что второстепенно и что можно смело проигнорировать?

Расскажу вам о двух полезных способах расстановки приоритетов.

Первый – это «матрица управления временем», известная также как принцип срочности-важности Эйзенхауэра (авторство идеи приписывают Стивену Кови), а второй – это принцип Парето или принцип 80/20.

Матрица управления временем

Стивен Кови предложил определять приоритетность задач путем их расположения в четырех квадрантах.

Такой подход позволяет оценить важность и срочность той или иной задачи.

В зависимости от их расположения в таблице, вы понимаете, какие дела необходимо сделать в первую очередь, а что может подождать.

Сначала нужно определиться с важными делами, требующими срочного решения.

Важные дела – это все, что напрямую влияет на достижение целей, а срочные дела требуют немедленного участия. Игнорирование срочных дел может иметь негативные последствия еще и потому, что они часто связаны с целями других людей.

В целом смысл каждого квадранта такой.

Квадрант I – срочные и важные дела. Здесь оказывается все, что можно предвидеть. Содержание этого блока включает только те действия, которые требуют вашего немедленного внимания: экстренные ситуации, горящие сроки, насущные вопросы, последние приготовления. (Тут не помешает четкое планирование.)

Примеры: кризис, клиентская поддержка, новый бизнес, отложенные дела, проблемы со здоровьем, оплата задолженности и прочее.

Квадрант II – важные, но не срочные дела. Это дела, не требующие незамедлительного решения, но оказывающие прямое влияние на результат в будущем.

Это все, что касается стратегического планирования: образование, вопросы здоровья, отдых, практика, карьера. Прямо сейчас задачи этого блока могут и не быть срочными, но в будущем они будут иметь решающее значение для вашей жизни. Чем больше внимания вы уделяете этому блоку, тем меньше шансов у вас оказаться в первом квадранте, спешно и нервно пытаясь уладить накопившиеся дела, не терпящие отлагательств. Планируйте тщательно все, что касается второго блока, тогда в будущем вы сможете сэкономить уйму времени на первом.

Примеры: подготовка, предотвращение чего-либо, планирование, построение отношений, саморазвитие, отпуск с семьей, важные общественные дела.

Квадрант III – срочные, но не важные дела. В этот блок попадают все второстепенные дела, которые нужно быстро решить. Обычно это все, что внезапно отвлекает от основной деятельности. Это задачи, решение которых не несет никакой ценности – сущие препятствия и помехи. Подобные дела необходимо минимизировать, устранить, делегировать или перепланировать.

Если о чем-то подобном вас просит другой человек, старайтесь вежливо отказать. Причиной стресса часто бываетто. что мы путаем приоритетность задач и помещаем содержимое третьего квадранта в первый. Среди моих клиентов было много людей, которые проводили огромное количество времени (и тратили много сил) в третьем квадранте, думая, что они в первом. Как только они осознали разницу – их жизнь существенно изменилась.

Примеры: отвлекающие факторы, бесполезные совещания, ненужные звонки, отчеты, проверка корреспонденции, переделывание работы, зря потраченное время с людьми.

Квадрант IV – не срочные и не важные дела. Если большую часть времени вы отводите делам из этого блока – вам сильно повезло, если вас еще не уволили. К этому квадранту относится вся самая бесполезная деятельность, никак не влияющая на результат. Абсолютная дистракция. Необходимо избегать подобных дел любой ценой!

Примеры: беспричинный интернет-серфинг, просмотр телевизора (или видео на YouTube), отслеживание ленты «Фейсбука», компьютерные игры, общение в чатах, шоппинг и т. п.

Так куда бы вы отнесли большую часть вашей активности: профессиональной и личной? Предположу, что в первый или третий квадрант. Чаще всего люди игнорируют дела из второго квадранта – самого важного с точки зрения личной эффективности. Необходимо максимизировать присутствие во втором квадранте, чтобы впоследствии не разрываться между делами из первого и третьего квадранта, – одно это может существенно повысить вашу личную эффективность. Чем лучше вы планируете дела и формулируете задачи, тем меньше дел будет возникать в будущем в первом квадранте.

Матрица управления временем помогает определить, какие именно действия приближают вас к главной цели. После этого вы с легкостью сможете расставить приоритеты и отделить важные дела от тех, что банально съедают ваше время, не давая ничего взамен.

Принцип Парето, или Принцип 80/20

Принцип Парето был сформулирован в начале XX столетия и основан на открытии, согласно которому 80 % итальянской земли принадлежало 20 % населения страны. Сегодня, когда 1 % владеет 99 % мирового богатства, итальянские цифры выглядят откровенно устаревшими, но мы все равно воспользуемся этим принципом. (Не стоит недооценивать силу самосбывающихся пророчеств: пока миллионы людей верят в действенность этого принципа, он продолжает работать.)

Парето изучил это соотношение со всех сторон и нашел подтверждение даже в собственном саду: 20 % томатных кустов давали 80 % урожая. А я могу добавить, что провожу 80 % времени только на 20 % площади своего дома, преимущественно в гостиной и столовой.

В контексте бизнеса – и вы можете убедиться в этом на примере своей жизни – это означает следующее:

♦ 80 % результата дают 20 % усилий;

♦ 80 % дохода поступает от 20 % клиентов;

♦ 80 % жалоб и претензий поступают от 20 % клиентов;

♦ 80 % продаж дают лишь 20 % от общего ассортимента продукции и так далее…

Кто из ваших клиентов дает вам 80 % дохода? Не стоит ли сосредоточить свое внимание именно на них? А как насчет тех 20 % клиентов, на долю которых приходится 80 % претензий? Если избавитесь от них, то сэкономите невероятное количество времени на разборе полетов (если, конечно, они не дают вам 80 % вашего дохода).

Ваш бизнес будет расти экспоненциально – вместе с количеством свободного времени – если вы будете фокусироваться на проектах, которые приносят больше всего денег с наименьшими временными затратами. Сядьте, наконец, и разберитесь – используя принцип Парето – какие проекты тянут вас вниз, а какие нужно развивать. Принцип 80/20 можно применять повсеместно: и в бизнесе, и в обычной жизни.

Ответьте себе на эти вопросы.

♦ Чему нужно уделить больше времени?

♦ На чем можно сэкономить время?

♦ Где можно достичь большего результата с наименьшими усилиями?

♦ На что вы тратите много времени, добиваясь незначительных результатов?