David Allen
Ready for Anything
52 Productivity Principles for Getting Things Done
Все права защищены. Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издателя.
© David Allen, 2003.
© Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2012
Введение. Действовать легче, чтобы легче жить
Максимальная продуктивность означает, что вы делаете свое дело (торгуете, таксуете или танцуете), затрачивая минимально возможные усилия. Если при этом требуется прилагать усилия и преодолевать сопротивление, значит, на вашем пути существуют преграды и барьеры. Во владении способами преодоления препятствий и помех, то есть всего, что мешает нам или затрудняет движение вперед, и заключается секрет повышения продуктивности. В мире, лишенном силы трения, где все возникает благодаря силе мысли, не нужно учиться большей гибкости и концентрации, изобретая оптимальные системы и подходы. Чтобы с меньшими усилиями получить желаемое, надо быть готовым ко всему и помнить: всегда существует какой-то шаг, который можно сделать, чтобы облегчить себе весь последующий путь в целом.
На поиск оптимальных методов, помогающих жить и работать более расслабленно, позитивно и органично, у меня ушло более двадцати лет. Как консультант в вопросах управления и продуктивности я помог тысячам профессионалов освоить самые эффективные способы работать более продуктивно и радостно. Когда люди постигают суть метода достижения такого баланса в повседневной жизни, они легче находят творческие решения и больше полагаются на интуицию, независимо от своей профессии. Они успешнее справляются с обработкой информации, лучше управляют своими мыслями и чувствами, четче концентрируются на результатах и становятся более самостоятельными в действиях. У них появляется системный подход к жизни и работе, что в ситуации постоянного прессинга внешней среды гораздо полезнее спонтанного поведения. Если люди знают, что могут справиться с любой ситуацией, они чувствуют себя более расслабленными. Если они расслаблены, им все удается. Они могут сделать больший объем работы с меньшими усилиями, не говоря уже о том, что при этом возникает масса чудесных побочных эффектов, которые умножают результат подобных усилий и повышают качество жизни в целом.
Я обучаю людей оптимальным методам поведения, основанным на тщательно разработанной системе. Они созданы для того, чтобы все мы чувствовали себя лучше. С начала 1980-х годов эти методы прошли всестороннюю проверку, доказав свою эффективность – и для людей, и для компаний. Этапы их создания и тестирования описаны в моей первой книге Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Ее успех подтвердил со всей очевидностью: люди самых разных культур и профессий в самых разных странах нуждались в такой информации и жаждали перемен. Они устали чувствовать себя придавленными работой и жизнью в целом. Они хотели вернуть себе утраченную возможность мыслить творчески и жить легко. Они искали новый подход, систему, на которую могли бы положиться независимо от того, над чем работают и как складывается их день. Им нужна была естественная структура, которая соответствовала бы их активному образу жизни и помогала нейтрализовать любые ограничения.
Подробно описав ключевые аспекты моей программы – «что, когда и как», – я перешел к следующему этапу: начал объяснять, зачем нужно делать эти шаги. Почему они так эффективны? Почему они всегда помогают людям действовать с максимальной производительностью и дают ощущение комфорта? Что стоит за ними? В чем причины успеха? Похоже, что есть некий главный принцип, вплетенный в методологию; фактор, остающийся истинным независимо от того, когда, где и кем он используется.
Человек может быть отличным автогонщиком, ничего не зная о гравитации, несмотря на то, что сила тяжести – это основополагающий фактор, воздействующий на сидящего за рулем. Чтобы победить в гонке, водителю нужно мастерски рулить, ускоряться на прямых отрезках, знать технику прохождения поворотов и помнить о необходимости постоянно контролировать автомобиль. Вы делаете свою работу, а гравитация – свою. Управляйте собой – и справитесь с машиной. Но что если через некоторое время способность просто быстро двигаться перестанет удовлетворять вас? Что если вы захотите больше знать о том, почему ваши навыки так хороши, как именно они оберегают вас от аварии и не дают погибнуть? Что если вы захотите попытаться раскрыть секрет вашего собственного успеха? И что если понимание этого секрета повысит вашу продуктивность и приведет к удивительным свершениям?
Ответы на эти вопросы я ищу с 1997 года, постепенно формируя набор принципов, которые, как мне кажется, лежат в основе продуктивного поведения. Я стараюсь излагать их в виде удобных для чтения эссе, посвященных применению данных истин в повседневной жизни. В этих эссе я подробно раскрываю свою главную мысль о том, что способность человека быть продуктивным напрямую зависит от его способности расслабляться, и детально анализирую четыре основные области продуктивного поведения:
1) анализ всех наших внутренних и внешних незавершенных «проектов», их правильное «обуздание» для обретения ясности и энергии;
2) сознательное управление концентрацией на разных уровнях достижения результатов и обретения обязанностей, за которые мы отвечаем;
3) создание вызывающей доверие структуры и постоянное ее использование для оптимального переключения концентрации и – при необходимости – получения нужных напоминаний;
4) «заземление», то есть адаптация всех полученных навыков на физическом уровне в виде создания цикла гибких действий, направленных на реальное продвижение.
Я понял, что людям не нужно больше дисциплины как таковой – им нужен дисциплинированный подход. Им не требуется работать усерднее – они хотят более четко определять уровни детализации своей работы и последовательно концентрироваться на них.
За всем этим стоит моя любимая концепция – «ум как вода». Этот образ я храню в активной памяти многие годы с тех пор, как начал заниматься карате. Если бросить в пруд булыжник, как отреагирует вода? Ее реакция будет абсолютно адекватна силе броска и массе камня. Не больше и не меньше. Она не будет ни чрезмерной, ни недостаточной. Скажем так: реакции вообще не будет. Вода просто взаимодействует с тем, что падает в нее, и возвращается в свое естественное состояние. Но вода изначально имеет такие свойства. Человек же может действовать так только в том случае, если сознательно придерживается системы, которая построена на принципах, позволяющих противостоять хаосу и стрессу. Эти принципы должны соответствовать нашей глубинной природе.
Через два года темы моих эссе получили дальнейшее развитие в виде информационного бюллетеня для тех, кто уже был знаком с этими методами. Я надеялся побудить своих читателей к действию и хотел построить сообщество людей, ориентированных на то, чтобы хорошо выполнять свою работу, делиться опытом и радоваться жизни. Каждый выпуск бюллетеня должен был развивать идеи, лежащие в основе понятий расслабленного контроля и отличной производительности. Было очень интересно, как отреагируют на подобные мысли мои читатели.
Реакция превзошла все мои ожидания. В течение двух лет читательская аудитория выросла в десять раз – с двух тысяч до двадцати тысяч подписчиков. Еще через год их число достигло тридцати пяти тысяч и продолжало расти. Люди пересылали друг другу эти информационные бюллетени по внутренним корпоративным сетям, отправляли по электронной почте во все уголки мира, печатали на бумаге, брошюровали и распространяли среди друзей и коллег. Были и те, кто крепил распечатанные тексты бюллетеней на стены своих офисных лифтов. Эти эссе можно было увидеть повсюду. В некоторых из них содержались практические советы, в других затрагивались основные теоретические вопросы. Более детально освещая ранее опубликованные материалы, эссе добавляли им ценности, заставляли задуматься и отвечали на извечный вопрос «зачем?».
Отклик на них был удивительно позитивным – людям, похоже, хотелось вспомнить основы и изучить тонкости, им нравилось получать результаты от использования, казалось бы, простых техник, инструментов и знаний. Среди этих людей было мало «отстающих» по предмету «Жизнь»: методиками с удовольствием пользовались умнейшие люди планеты, несмотря на то что и без того, по общепринятым стандартам, уже давно находились на вершине производительности.
Я понял, что пришло время собрать все материалы в отдельную книгу.
Надеюсь, что изложенные в ней принципы станут для вас чем-то большим, нежели простые подсказки или хитрости. Возможно, не все из вас будут использовать систему, описанную мной в Getting Things Done, целиком. Но каждый найдет здесь элементы, которые помогут ему улучшить свое самоощущение, начать действовать последовательнее и продуктивнее. Эти элементы, рассмотренные по отдельности, вы найдете в принципах и эссе, из которых и состоит данная книга.
Информационные бюллетени посвящены продуктивному поведению и структурированы по четырем основным областям: завершение начатого, концентрация, структура и действие. Систематизация принципов и эссе по темам не означает того, что они ограничиваются этими темами или, напротив, исчерпывающим образом данные темы раскрывают. Их задача – стимулировать ваши размышления и содействовать поиску оптимальных способов выполнения тех или иных дел.
В определенные периоды жизни и деятельности читателям (или компаниям) рекомендуется завершать начатые дела и «расчищать площадку» (). В другое время ключевой задачей становится необходимость сосредоточиться на концентрации (). А в каких-то ситуациях для роста важнее всего направить все усилия на структуру и систему (). И наконец, иногда нужно просто двигаться вперед, прекратив погоню за идеалом (). Все эти аспекты важны, но зачастую лишь один из них становится главным спусковым крючком для прорыва на следующий уровень продуктивности. В качестве напоминания об этом вы найдете в книге список основных практических мер, которые помогут вам всегда оставаться в потоке ().
В процессе чтения вы поймете, что мои эссе никоим образом не являются простым описанием принципа, которому посвящены. Скорее это пища для ума, повод поразмышлять о предмете. А завершающие вопросы в разделе «Кстати…» станут катализатором ваших размышлений об их возможном применении «после возвращения на ранчо». Поведение человека и его представления о мире могут быть одновременно очень простыми и очень сложными, их можно изучать бесконечно, а потому я пытался не погружаться слишком глубоко в эту тему. Но в данной книге вы как минимум получите подсказки о том, как устроена наша работа, мы сами и мир в целом. Прочитав о принципах и воплотив их на практике, вы личностно и профессионально станете более продуктивны. Чтение этой книги наверняка повлечет за собой определенные изменения в вашем мировосприятии, что вызовет перемены в поведении. Эти перемены, в свою очередь, приведут к изменениям в действиях и результатах. Спираль станет раскручиваться все сильнее и сильнее. Произойдут дальнейшие изменения, последуют позитивные сдвиги. Ведь чаще всего большие перемены происходят в результате незаметных шагов, сделанных в стратегически важных направлениях.
Как я уже сказал, вам, скорее всего, не придется работать усерднее и, возможно, не захочется скрупулезно выстраивать собственную систему из всех составляющих и процессов, о которых говорится в Getting Things Done. Но временами все же необходимо будет справляться с незавершенными делами, мыслить творчески, концентрироваться более четко на происходящем, давать волю интуиции, быть организованными, гибкими и расслабленными или просто делать следующий шаг. Все это повышает нашу продуктивность. В книге содержатся соображения обо всех этих темах. Она может оказаться именно тем импульсом, который позволит вам выйти на новые уровни самовыражения.
Возможно, что-то в этих материалах покажется вам знакомым. Вряд ли вы читали об этом где-то еще – скорее всего, просто узнали уже и так интуитивно понятное. Ценность данной книги, конечно же, не в том, что вы разовьете в себе новые способности или изучите большой объем сложной информации. Чтение лишь подтвердит то, что вы уже знаете, и заставит работать эти знания на вас. Но вы поймете, что свою осведомленность нужно сознательно и последовательно применять на практике – это и дает реальную силу. Поэтому в данной книге скомпилированы эффективные точки зрения и способы поведения, применимые повсюду и всегда. Конечно, они ценны и сами по себе, но их совокупность – существенно больше, чем сумма составляющих за счет общего контекста. Решайте сами: вы можете открыть книгу произвольно, на случайно выбранной странице, или прочесть ее от начала и до конца, – но я призываю вас позволить себе расти, чтобы выпестовать в своей душе динамичное, позитивное чувство готовности к жизни.
Похоже, проявление принципов личной эффективности бесконечно, и их можно применять невообразимым количеством способов. Это никогда не перестает меня удивлять. В своем путешествии мы всегда возвращаемся к одним и тем же базовым истинам, но благодаря пережитому опыту знания обогащаются новыми оттенками и становятся полнее. Мысли, содержащиеся в этой книге, без сомнения, откроют вам больше незнакомых дверей и приведут к новым волнующим открытиям. За первым слоем значений появится второй, потом еще один, и еще, и еще. Спираль продолжит раскручиваться. Для меня одинаково интересно размышлять как о том, что уже говорится в книге, так и о том, что пока не сказано в ней. Я надеюсь, что вы будете солидарны со мной и сочтете ее скорее началом, чем финалом.
«Состояние готовности» человека, занимающегося боевыми искусствами, – отнюдь не пассивное ожидание, не готовность должным образом отреагировать на что-то. Это динамичное, живое, творческое состояние, при котором человек способен взорваться в любой момент. Но оно не приходит просто так. Его можно достичь только при помощи все более углубленных тренировок, только в результате накапливания и вдумчивого анализа жизненного и профессионального опыта. Так пусть же принципы, изложенные в книге, послужат путеводными знаками на вашем пути.