Создание, управление и развитие тендерных отделов продаж

1.3. Тендерные продажи. С чего начать?

Итак, если вы читаете данную книгу, то, скорее всего, вас интересует развитие тендерных продаж, создание своего отдела, который будет ориентироваться на тендерные продажи, или выделение из уже существующего отдела продаж, где клиентами будут различные государственные, муниципальные или коммерческие организации с государственным участием, а сотрудники данного отдела будут активно взаимодействовать с заказчиками и участвовать в тендерах.

Что подтолкнуло нас к написанию книги? Имея обширный опыт работы с заказчиками, и поставщиками, мы показываем, как, на наш взгляд, должны выглядеть тендерные продажи, чтобы избавить от проблем заказчиков и увеличить прибыль поставщиков. Также мы хотели подвести теоретическую базу для целого сегмента продаж, называемых в литературе B2G («Business-to-Government» – бизнес для государства), при этом сделав как можно меньше ссылок на законодательную базу и не пытаясь написать первую книгу по тендерным продажам простым человеческим языком, после которой число жалоб в антимонопольную службу вырастет, если не на порядок, то на значительное число, и пополнится реестр недобросовестных поставщиков новыми компаниями. Дополнительно поясняем, почему ссылки на нормативную базу будут сведены к минимуму. Причина проста: законодательство о закупках – это живой организм, который растет и развивается, меняются положения статей, на смену одним нормативным актам приходят другие. Главное же – понимать основные принципы закупок, которые, возможно, сформулированы иначе в законах, но все же мы их сформулируем так: эффективность бюджетных трат, прозрачность, и регламентированность.

Можно выделить следующие способы участия компании в госзакупках:

1-Й СПОСОБ – САМОСТОЯТЕЛЬНО СОЗДАТЬ ТЕНДЕРНОЕ НАПРАВЛЕНИЕ

Существует одна тонкость, о которой знают только посвященные и делиться с простыми смертными ею они не спешат. Для того чтобы создать эффективно работающий тендерный отдел продаж, который будет приносить своей компании стабильный доход, затратив огромное количество времени, пересмотреть множество претендентов, кого-то из них отсеяв, а кого-то, дав шанс на будущую плодотворную деятельность, оставить на испытательный срок. В процессе выстраивания эффективно действующего тендерного отдела продаж скорее всего с некоторыми действующими сотрудниками придется распрощаться, даже не потому, что тайно либо в открытую они будут саботировать действия руководителя отдела. Главное совсем не это. Самый важный момент заключается в том, что после того, как будет создан качественно работающий тендерный отдел продаж, пересмотру и реорганизации будет подвергнут весь процесс взаимоотношений сотрудников и отделов между собой, и, конечно, не всем это нравится, а кто-то вообще к этому будет не готов. Не обойдется и без внесения необходимых изменений в должностные обязанности сотрудников и непосредственно организацию предприятия – таким образом, переработке подвергнется практически весь технологический процесс, на что придется потратить немало сил, времени и финансов.

2-Й СПОСОБ – ЗАКЛЮЧИТЬ ДОГОВОР С ФИРМОЙ НА КОМПЛЕКСНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

Наиболее быстрый способ начать тендерные продажи. Услугами данных компаний стоит пользоваться, пока не будет настроена работа тендерного направления продаж, а также держать подобную структуру про запас на случай внештатных ситуаций в собственном тендерном направлении для наискорейшего развертывания действующей структуры тендерных продаж.

Давайте все же вернемся к тендерным продажам. Как уже говорилось ранее, государство закупает все – от иголки до спутников – и является самым большим потребителем продукции, по крайней мере, ни одна частная компания такой объем закупаемой продукции не осуществляет. Это также обусловлено все более растущей долей государственных структур в обществе. В связи с чем, если организация планирует закрепиться на рынке товаров, работ, услуг, она должна дополнительно анализировать возможность продаж государству. Благо функционал единой информационной системы позволяет проверить нишу вашей организации простыми поисковыми запросами.

Например, организация занимается продажами бензопил. Вбиваем данное слово в поисковый запрос, и сайт выдает более 850 записей о покупке бензопил по всей стране. Неплохой результат, правда, если учесть, что архив сайта находится в открытом доступе.

Однако перед тем как закупка попадает в единую информационную систему, с ней проводится большая работа, которая зачастую работникам поставщика даже не видна. Хотя в данном случае порядок формирования начальной (максимальной) цены договора и особенности составления технического задания пригодились бы многим менеджерам по продажам. Из практики консультирования можем сказать, что 90% менеджеров по продажам считают сферу тендерных продаж чудовищно коррумпированной, но мы больше склоняемся к тому, что это из-за отсутствия понимания, и скажем даже больше, желания понимать тендерные продажи. Сродни языческой боязни грома, молнии, ураганов.

Особенно удивляет тот факт, когда некоторые специалисты без зазрения совести утверждают, что это заказной тендер и не стоит в нем участвовать, можно только потратить время. К сожалению, это говорит только об одном: эти горе тендерные «мальчики», тендерные «девочки», тендерные «брокеры» и др. абсолютно не знают специфики работы заказчика, любят пускаться в демагогию по поводу тендерных продаж. Некоторые такие специалисты даже открывают компании по сопровождению закупочной деятельности, находя при этом клиентов. Можно сказать абсолютно авторитетно: так или иначе каждый тендер под кого-то подстроен. Ведь невозможно в техническом задании при подготовке закупочной документации ориентироваться на вымышленный товар (хотя и в этом убеждении есть исключение – это научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы – НИОКР, где результат исполнения тендера может быть отрицательным), как правило, около 80% закупок проходят по стандартным товарам, работам, услугам (далее – ТРУ). Обычно те или иные ТРУ выбираются исходя из жизненного опыта самого специалиста, заказчика или необходимые решения находятся в сети Интернет, так же, как и возможные поставщики ТРУ. Читая эти строки, некоторые захотят возразить, да, конечно, будут специалисты заказчика Интернет изучать, там поставщиков искать – поверьте нашему опыту, это так и происходит. И чем лучше оформлен у поставщика сайт, тем больше вероятности, что ему предложат разъяснить свойства товара или особенности выполнения работ. Хотя это совсем не означает, что именно эта компания будет данную работу выполнять. Несколько иначе обстоят дела у заказчиков, работающих по Закону 223-ФЗ, где определяющую роль играет Положение о закупках, данным положением предусмотрено большое количество случаев закупки у единственного поставщика (прямой договор). В настоящий момент в Государственную Думу внесен ряд законопроектов в развитие Закона 223-ФЗ, ограничивающих способы закупки, количество торговых площадок, а также постепенно приводящих Закон 223-ФЗ к стандартам Закона 44-ФЗ. В данном случае это скажется положительно на тендерных продажах, поскольку еще большее количество закупок будет осуществляться через тендер, способствуя развитию конкуренции в сегменте B2G.

И опять же могут быть возражения в наш адрес, что будут выигрывать ненадежные организации, без опыта работы, могут такого наворотить, а мы вот работаем с надежной уже много лет и не хотелось бы ее терять. Об этом мы уже говорили ранее, когда рассказывали про коллег, которые обучают специалистов поставщиков для участия во всех без разбора закупках, а потом, если что не так, завалить контролирующие органы жалобами на заказчика, при этом забывая сообщить, что, к примеру, любого поставщика можно неплохо наказать рублем, ведь в соответствии с законодательством каждый контракт (договор), заключенный через тендер, должен иметь обеспечение исполнения, так вот штрафы, налагаемые заказчиком на поставщика, могут удерживаться из данного обеспечения, а если размера обеспечения недостаточно, то из суммы платежа по контракту. Так что, уважаемые поставщики и заказчики, перед тем как вставать в позу, подумайте о последствиях.

Вернемся к тендерам. Если он будет подстроен под вашу организацию, это может добавить некоторое конкурентное преимущество. В плане того, что вы уж изучили ситуацию и возможные способы и модели исполнения контракта, по крайней мере, у вашей компании на это больше времени, чем у простого участника (если закупка осуществляется через аукцион в электронной форме, то на изучение технического задания будет максимум от 7 до 15 дней, а при запросе котировок и того меньше). Заказчик начинает подготавливать документацию о закупке минимум месяца за два до выполнения работы, а техническое задание и обоснование цены может иметь временной разрыв на годы до начала реализации задуманного.

И еще небольшая предыстория объявления тендеров. Каждый год в ноябре-декабре все заказчики подготавливают планы-графики закупок (или планы закупок) на следующий год. В соответствии с действующим законодательством каждая начальная (максимальная) цена контракта (договора), включаемая в план-график, подлежит обоснованию по методике, установленной Законом 44-ФЗ (для отдельных видов юридических лиц, работающих по Закону 223-ФЗ, порядок обоснования может быть прописан в Положении о закупках). Хорошо, если этих тендеров несколько, тогда можно спокойно разработать техническое задание, спокойно все обосновать. А представьте себе, если этих закупок сотни, они все разнообразные, и порой жизненного опыта не хватает понять, что же в конечном итоге нужно, а Интернет настолько забит информационным мусором и рекламой данной тематики, что еще больше можно запутаться. Каждый заказчик будет рад любой помощи – поэтому, когда поставщик предлагает свои решения в обосновании цены договора и написании технического задания, 99% заказчиков без зазрения совести соглашаются. Вот именно в эту пору закладывается фундамент будущих тендерных побед, но об этом поговорим позже. И если все устраивает в этом взаимодействии, поставщик, конечно, старается составить техническое задание из тех товаров или услуг, которыми он располагает. И каждый раз заказчик, обращаясь к этому поставщику, неизменно получает один и тот же комплект товаров/услуг/работ.

Давайте теперь посмотрим на данную ситуацию со стороны сбытовиков (позже мы расскажем, почему их так назвали), которые не понимают специфики работы государственных структур, зато вооружены различными программами, которые якобы анализируют участие в тендерах и, со слов производителей этих программ, могут с большой долей уверенности сказать, стоит участвовать в данном тендере или нет. Итак, что выдает программа. Например, ООО «Х» выигрывало тендеры у заказчика «А» 10 раз, значит, там все куплено, там коррупция, туда не стоит лезть и тратить свое время? Конечно же, это в корне неверное убеждение, и уж тем более смешно смотреть на организации, которые обучают таких горе-сбытовиков и «втюхивают» им программы. Функционал единой информационной системы позволяет находить информацию о закупках (информацию о тендерах) бесплатно. Последний раз, изучая литературу по тендерным продажам, столкнулись с таким обоснованием необходимости приобретения такой программы: автор настоятельно утверждает, что тендерными продажами с данной программой может заниматься один специалист, заменяя целый тендерный отдел. Один человек, конечно, может заниматься и даже побеждать. Вот представьте ситуацию: приходит специалист, вооруженный такой программой, на работу, включает компьютер, и программа выдает 80 тендеров по тематике фирмы, все хорошо, все красиво, но нужны ли вам эти 80 тендеров, да их банально прочитать не успеешь за день, а уж тем более проанализировать, программа же завтра выдаст еще 60 тендеров. А еще необходимо заявку составить, уточнить наличие и цену товара у поставщиков. Единственным исключением являются услуги. В данном тендере достаточно выразить согласие, и организация становится участником тендера.

Но вернемся к тендерным продажам. Указанная выше ситуация говорит только об одном: поставщик работает с заказчиком, работает плотно. Ведь ни для кого не секрет, что победа в тендере может быть не только на торговой площадке, но и до нее. Например, известны многочисленные случаи, когда производители фармацевтических препаратов различным образом поощряли врачей выписывать необходимые лекарства из предлагаемого поставщиком списка и делали заявку в отдел закупок для приобретения необходимого препарата у конкретного поставщика.

Когда закупка от заказчика попала на торговую площадку, изменить уже ничего невозможно: для многих поставщиков данная закупка уже проиграна.

Поэтому наша методика развития тендерных продаж государству строится на сочетании работы тендерных специалистов и работников, занятых активными продажами, объединенных в один тендерный отдел продаж, предлагая качественный сервис государственным заказчикам.

Занимаясь на протяжении всей свой сознательной профессиональной деятельности государственными закупками, придумывая и претворяя в жизнь новые, инновационные методики, позволяющие отточить деятельность отдела закупок до автоматизма, понимаешь, что все положительные и более-менее ощутимые перемены происходят только спустя время и, как правило, носят переломный характер, требуют много сил и внутренней энергии. В дальнейшем эти идеи должным образом оцениваются и успешно воплощаются в жизнь другими организациями. Таким образом, они укрепляют собственные позиции на рынке и со временем достигают небывалых успехов, становясь устрашающими конкурентами для многих.

Современная жизнь устроена таким образом, что одни только инновации в производственной сфере не могут стать залогом успешного развития компании. Гораздо важнее, как именно работают тендерные специалисты, при этом практически не имеет никакого значения, какой именно товар или услугу они при этом предлагают.

Тендерный отдел продаж, который активно работает на результат, может стать гораздо более преимуществом в борьбе с конкурентами, нежели наличие какого-либо определенного продукта. Это только в теории может показаться, что модель тендерных продаж проста до невозможности, на практике все оказывается гораздо сложнее, а потому важно использовать в работе определенные уроки, инструменты и зарекомендовавшие себя практики, благодаря которым поставщики смогут активно внедрять тендерные продажи.

Совет: если хотите заняться тендерными продажами, но пока не определились, что продавать, проанализируйте услуги, которые вы можете оказывать заказчикам, с точки зрения тендерного документооборота, это самые легкие продажи.